Email-уведомления: письма клиентам

Abonio может отправлять клиентам письма от имени студии: напоминания о занятиях, запись, перенос и отмену, место из листа ожидания, отметки посещений, сроки абонемента и чек об оплате. Это те же уведомления, что присылает Telegram-бот, только по почте и с кнопками ответа прямо в письме. Письма выручают, когда клиент не пользуется Telegram или не подключил бота.

Как подключить

1. Откройте Интеграции

   Перейдите в Настройки → Интеграции и найдите карточку Email.

2. Укажите почту для ответов

   В поле Ответы клиентов приходят на впишите почту студии: когда клиент нажимает «Ответить» в письме, ответ приходит сюда. Сначала в поле стоит адрес вашего аккаунта, его можно заменить.

3. Выберите, кому отправлять письма

   Если в студии подключён Telegram-бот, выберите один из двух режимов, о них ниже. Без бота выбирать нечего: письма получают все клиенты с email.

4. Нажмите «Подключить email»

   В карточке появится статус Подключено.

Письма уходят от имени студии с адреса noreply@abonio.app, например "Студия Abonio" <noreply@abonio.app>. Заводить свой почтовый ящик на домене не нужно. Если почту для ответов не указать, карточка предупредит, что ответы клиентов никуда не придут.

Подключать, менять и отключать письма может роль с правом Интеграции: редактирование.

Карточка Email

• Отправитель - название студии и адрес, с которого уходят письма.
• Ответы клиентов приходят на 1 - почта студии для ответов.
• Кому отправлять письма 2 - выбранный режим. Строка видна, когда подключён и Telegram-бот.
• Отправить тестовое письмо себе 3 - письмо на email вашего аккаунта, на языке интерфейса студии. Так видно, как выглядит письмо, и можно проверить, что оно не попадает в спам.
• Что приходит клиентам по email 4 - краткий список писем, подробнее о них ниже.

Изменить открывает почту для ответов и режим. Отключить выключает письма: клиенты перестанут их получать, а уже оформленные подписки на расписание в календаре продолжат работать.

Кому уходят письма

Если подключён и Telegram-бот, в Кому отправлять письма выберите режим:

• Только тем, до кого не достаёт Telegram - вариант по умолчанию. Клиент, которому бот может написать, получает только сообщение в Telegram. Письмо уходит, если клиент не привязан к боту, заблокировал бота или удалил аккаунт в Telegram, если токен бота перестал действовать, а также если это уведомление в Telegram выключено. Например, Чек об оплате в Telegram по умолчанию выключен, поэтому клиент с ботом получит чек письмом. Если Telegram не принял сообщение из-за временного сбоя, письмо вместо него не уходит. Клиент, который отписался от бота командой /stop, писем вместо Telegram тоже не получает: он просил не присылать уведомления.
• Всем клиентам с email, вместе с Telegram - клиент с ботом получит и сообщение в Telegram, и письмо.

Письмо уходит на email из карточки клиента. Если своего адреса у клиента нет, письмо получит контактное лицо, например родитель, если у него указан email. Клиентам без email писем нет. Клиенты сверх лимита тарифа не получают ни писем, ни сообщений в Telegram.

Какие письма получают клиенты

Письма повторяют уведомления с вкладки Настройки → Уведомления:

• Напоминание о занятии (на завтра) - с кнопками «Приду» и «Не приду» и ссылкой «Добавить в календарь».
• Запись на занятие - со ссылкой «Добавить в календарь».
• Перенос занятия - новое время и место, кнопки «Приду» и «Не приду» и «Добавить в календарь».
• Отмена занятия студией и Снятие с записи.
• Место из листа ожидания - с кнопками «Записаться» и «Не могу».
• Подтверждение посещения, Занятие отменено и Пропуск занятия - отметки в журнале.
• Осталось последнее занятие и Истекает срок абонемента.
• Чек об оплате - когда сотрудник вносит оплату клиента вручную.
• Клиент давно не приходил - напоминание о студии.
• Приветствие по email - только письмом, о нём ниже.

По email по умолчанию включено всё, кроме двух уведомлений:

• Подтверждение посещения - письмо после каждого занятия легко принять за спам. В Telegram оно включено.
• Клиент давно не приходил - это напоминание о себе, и студия включает его сама, отдельно для каждого канала: например, только письмом или только в Telegram. Пока его не включить, оно не уходит ни в один канал.

Настройка на вкладке «Уведомления»

Когда подключены и бот, и email, у каждого уведомления вместо переключателя видны Каналы 1. Нажмите Telegram или Email, чтобы включить или выключить уведомление в этом канале, выключенный канал зачёркнут. Если подключён только email, у уведомлений обычный переключатель.

Время отправки и текст у обоих каналов общие. В режиме Редактировать у писем есть Тема письма 2. В теме работают те же подстановки, что и в тексте, например {{groupName}}. Пустое поле означает встроенную тему, она видна в поле серым. Если у студии несколько языков, тема задаётся для каждого языка отдельно, рядом с текстом.

Запустить рассылку сейчас работает и с email. Кому ушли письма, видно в разделе Чат на вкладке Статусы: у каждой строки указан канал, а у письма ещё и адрес, на который оно ушло.

Приветственное письмо

Когда у клиента появляется email (новый клиент с адресом, адрес добавили или изменили в профиле), Abonio отправляет ему Приветствие по email: от кого будут приходить уведомления, кнопки Добавить расписание в календарь и Настроить уведомления. На каждый новый адрес приветствие уходит один раз. При импорте клиентов из файла приветствие не отправляется. В режиме Только тем, до кого не достаёт Telegram клиенту, которому пишет бот, приветствия тоже нет: писем он получать не будет.

Как клиент отвечает из письма

В письме есть кнопки ответа 1, ссылка Добавить в календарь 2 и внизу ссылка Управлять уведомлениями или отписаться 3. Если клиент нажмёт «Ответить» в своей почте, письмо придёт на почту студии.

Кнопка из письма открывает страницу студии в браузере. Ответ записывается, только когда клиент нажмёт кнопку на этой странице: почтовые сервисы и антивирусы сами открывают ссылки из писем, и без такого подтверждения они отвечали бы за клиента. Страница говорит на языке клиента.

• Приду и Не приду. Страница показывает занятие, а ответ из письма стоит первой кнопкой. Если клиент уже отвечал, видно, что отмечено сейчас. Ответить или поменять ответ можно, пока занятие не закончилось. Ответ сразу виден в журнале, как ответ из бота, с подсказкой «Клиент ответил по email», а в истории отметок занятия записан как «Клиент по ссылке из письма». Если клиент отказывается поздно, страница скажет, спишется ли занятие по правилам студии. Для отменённого или прошедшего занятия ответить уже нельзя.
• Записаться и Не могу на место из листа ожидания. После «Записаться» клиент записан на занятие и получает обычное «Вы записаны». Если предложение уже неактуально, страница так и скажет.
• Добавить в календарь - кнопки Google Календарь и iPhone, Outlook и другие (.ics) для этого занятия.

Ссылки на ответ и календарь действуют до двух дней после занятия, ссылка на место из листа ожидания - до суток после него, ссылка на настройки уведомлений больше года. По устаревшей ссылке страница покажет «Ссылка недействительна». Клиент сверх лимита тарифа ответить из письма не может.

Расписание в календаре телефона

Кнопка Добавить расписание в календарь из приветственного письма открывает страницу, где клиент один раз подписывается на своё расписание: iPhone и Apple Календарь, Google Календарь, Outlook или Скопировать ссылку. Занятия клиента появятся в календаре сами, перенесённые обновятся, отменённые исчезнут, а напоминания пришлёт сам календарь. Ссылка на расписание создаётся вместе с приветственным письмом, после этого та же подписка есть и на странице настроек уведомлений по ссылке из любого письма.

В блоке Email карточки клиента видно, подписан ли клиент (Подписан на расписание в календаре) или ссылка выдана, но ещё не использовалась. Кнопка Сбросить ссылку календаря отключает старую подписку, например если клиент переслал ссылку другому человеку. Новая ссылка появится на странице настроек уведомлений.

Отписка

Ссылка Управлять уведомлениями или отписаться внизу каждого письма открывает страницу с адресом клиента (частично скрытым) и кнопкой Отписаться от писем. Там же клиент может снова включить письма кнопкой Снова получать письма. Почтовые сервисы вроде Gmail показывают рядом с отправителем свою кнопку «Отписаться»: она срабатывает в один клик, без перехода на страницу.

Отписка касается только писем вашей студии и только этого адреса. Сообщения в Telegram она не выключает.

Email в карточке клиента

Пока письма подключены, в карточке клиента есть блок Email: куда уходят письма (с пометкой «адрес представителя», если это адрес контактного лица) и состояние адреса:

• Получает письма - письма уходят. Кнопка Отправить тестовое письмо отправит клиенту проверочное письмо на его языке.
• Отписался от писем - клиент отписался сам.
• Адрес недоставляемый: письма возвращаются - почтовый сервис ответил, что такого адреса нет. Обычно это опечатка: исправьте адрес в профиле клиента, и на новый адрес письма пойдут снова.
• Пометил письмо как спам - после этого письма клиенту не отправляются.

Кнопка Снова отправлять письма возвращает отправку на этот адрес. Нажимайте её, только если клиент сам попросил или адрес исправлен. Если письма на адрес не доставлялись, клиент не сможет включить их сам: на его странице будет сказано написать студии. Кнопки блока доступны роли с правом редактировать клиентов.

Язык писем

Письма идут на языке клиента, как и сообщения бота: если у клиента выбран язык (строка Язык бота в карточке) и студия этот язык предлагает, письмо на нём, иначе на основном языке бота. Английский вместо недостающего перевода не подставляется. На языке клиента приходят тема, текст (свой текст студии или стандартный), кнопки, подвал письма и страница, которая открывается по кнопке, а также переведённые студией названия групп, адреса, имена и название студии. Языки и переводы настраиваются в Настройки → Языки, подробнее в статье про Telegram-бот. Несколько языков есть на тарифе Business; на других тарифах письма идут на основном языке.

Если письмо не дошло

• Откройте Чат → Статусы: у письма будет указана причина, например «У клиента нет email», «Клиент отписался от писем» или «Письмо не доставлено: адреса не существует».
• Проверьте адрес в профиле клиента и состояние в блоке Email карточки.
• Попросите клиента заглянуть в папку «Спам» и добавить адрес noreply@abonio.app в контакты.
• Убедитесь, что уведомление включено для канала Email на вкладке Настройки → Уведомления, а режим в карточке Email подходит.

Дальше: Telegram-бот и настройки студии.