Платежи: учёт оплат клиентов

Раздел «Платежи» - это учёт денег, которые студия получает от клиентов: кто, когда, сколько и каким способом заплатил и кто из сотрудников принял оплату. Каждая оплата зачисляется на баланс клиента, и с этого же баланса можно сразу оплатить абонемент. Простое правило для команды: получили деньги - сразу внесли их в Abonio.

Список платежей

Откройте Платежи в меню слева.

Новая оплата вносится кнопкой Добавить 1 в правом верхнем углу. В таблице видны Дата, Клиент, Сумма, Способ, Кто принял 3 и Статус платежа. Если навести курсор на имя в колонке «Кто принял», появится точное время, когда платёж внесли в систему. Имя клиента открывает его карточку.

• Строка Поиск по имени 2 находит платежи конкретного клиента.
• Фильтр Локация над поиском показывает платежи только выбранного зала.
• Внизу выбирается, сколько строк показывать на странице, и переключаются страницы.

Кроме обычных оплат в списке встречаются строки «Доплата за занятие» и «Возврат разницы за занятие»: они появляются, когда у занятия меняют формат, и ведут на это занятие. Отменяются они там же, на странице занятия.

Как внести оплату

Сразу после открытия в окне только основные поля. Список абонементов появится, когда вы выберете клиента и введёте сумму.

1. Откройте форму

   Нажмите Добавить в разделе Платежи. Откроется окно «Новый платёж».

2. Выберите клиента

   В поле Клиент выберите, кто платит. Под полем появятся его Баланс счёта и Осталось занятий.

3. Укажите сумму, способ и дату

   Введите сумму в поле Сумма и выберите Способ: Наличные, Карта, Перевод или Онлайн. Дата по умолчанию сегодняшняя; если деньги пришли раньше, поставьте нужный день.

4. Назначьте абонемент

   Когда выбран клиент и введена сумма, появится список Назначить абонемент. Abonio складывает баланс и новую оплату и отмечает «оптимально» самый дорогой абонемент, на который хватает денег. Он выбран сразу, но можно взять другой или Зачислить на счёт без абонемента: тогда деньги просто останутся на балансе.

5. Проверьте итог и сохраните

   Внизу окна видно Остаток на счёте после и сколько занятий будет у клиента. Нажмите Сохранить.

Сдача остаётся на балансе

Деньги сначала попадают на баланс, а цена абонемента списывается с него. Если после покупки что-то осталось, остаток не сгорает: он лежит на балансе и учитывается при следующей оплате. Например, на балансе было 500, клиент принёс 7000, а абонемент стоит 7200: абонемент оформлен, на балансе осталось 300.

Если на балансе уже хватает денег, новый платёж вносить не нужно: назначьте абонемент прямо с баланса, как описано в статье про абонементы.

Абонемент в долг

Бывает, что клиент берёт абонемент, а заплатит позже. Если денег не хватает, абонемент в списке выглядит недоступным. Нажмите на него: Abonio покажет, сколько не хватает, и предложит Записать в долг. Абонемент выдаётся, баланс клиента уходит в минус, а в списке платежей появляется строка со способом «В долг» и суммой долга. Долг закроется, когда клиент внесёт следующую оплату.

Исправить или удалить платёж

В меню с тремя точками в строке платежа есть Редактировать и Удалить.

• Редактировать - можно поменять сумму, способ и дату. Поле Причина изменения обязательно.
• Удалить - платёж удаляется, а его сумма и назначенный абонемент откатываются с баланса клиента. Поле Причина удаления тоже обязательно. Действие нельзя отменить.

Причина сохраняется в истории платежа вместе с вашим именем. Изменить сумму можно только у платежа, где деньги действительно поступили; абонемент, выданный с баланса или в долг, можно только удалить. История видна в карточке клиента на вкладке Баланс, а все правки и удаления за месяц - в разделе Финансы на вкладке Доходы, в блоке «Изменённые и удалённые платежи».

Кто принял деньги

В колонке Кто принял записан сотрудник, который внёс платёж. Это помогает сверить кассу: в разделе финансы на вкладке Доходы есть блок «Кто принял» с суммами каждого сотрудника за месяц по способам оплаты.

Дальше: как настроить абонементы и смотреть финансы студии.