Финансы: доходы, расходы и зарплаты

Раздел «Финансы» - это полная картина денег студии за каждый месяц: доход, расходы и прибыль. Большая часть цифр собирается сама: доход - из оплат клиентов, зарплата - из проведённых занятий, аренда и налог - по вашим настройкам. Вам остаётся вносить обычные расходы и проверять итоги. Раздел доступен на тарифе Business.

Месяц и главные цифры

Откройте Финансы в меню слева. Страница всегда показывает один месяц.

Месяцы переключаются стрелками, а чтобы сразу перейти к нужному периоду, нажмите на название месяца 1 и выберите месяц и год. Сверху три показателя: Доход, Расходы и Прибыль 2 (доход минус все расходы). Они пересчитываются при любом изменении внутри месяца, а карточки «Доход» и «Расходы» открывают свои вкладки.

Ниже четыре вкладки: Обзор, Доходы 3, Расходы и Табель. Кнопка Экспорт в Excel 4 выгружает финансовый отчёт за месяц, а меню с тремя точками рядом с ней открывает Повторяющиеся расходы и Настройки табеля. Обычный расход вносится кнопкой Добавить расход 5.

Обзор

Вкладка Обзор - быстрый срез месяца. График Динамика за месяц показывает, как накапливались доход (зелёная линия) и расходы (красная). Рядом две круговые диаграммы: доход можно смотреть Доход по способам оплаты или Доходы по категориям, расходы - Расходы по способам оплаты или Расходы по категориям.

Доходы

Доход - это все оплаты клиентов за месяц, по дате оплаты. Вносить его руками не нужно: как только платёж записан в Платежах, он попадает сюда.

• Доход по способам оплаты - наличные, карта, перевод и онлайн с долей каждого.
• По источникам - доход по типам абонементов (например, групповые, мини-группа, персональные) и отдельной строкой Пополнение баланса: деньги, внесённые на баланс без абонемента.
• Кто принял - сколько денег принял каждый сотрудник и какими способами. Удобно для сверки кассы: нажмите на строку, и детализация ниже покажет только его платежи.
• Детализация - все платежи месяца: дата, клиент, вид, название, способ оплаты, кто принял и сумма. Нажмите на заголовок колонки, чтобы отсортировать. Строки «С баланса» и «В долг» помечены значком: эти деньги не прошли через кассу в этом месяце.

Если в месяце платежи правили или удаляли, ниже появится блок «Изменённые и удалённые платежи»: кто, когда, что было и почему.

Расходы

Вкладка Расходы устроена как список категорий: Аренда, Зарплата, ваши обычные расходы (Коммунальные, Инвентарь, Реклама, Прочее) и Налог. У каждой карточки видна сумма и доля в общих расходах; нажатие открывает подробности, а стрелка сверху возвращает назад.

Ниже карточек - Детализация: все расходы месяца с поиском и фильтром Вид. Пометки в строках: постоянный - повторяющийся расход, авто - посчитан системой (аренда, зарплата, налог), аванс - выданный аванс.

Обычный расход

1. Откройте форму

   Нажмите Добавить расход - откроется окно «Новый расход».

2. Заполните поля

   Выберите Вид. Для вида Прочее появится поле Название. Укажите Способ оплаты, Сумма и Дата, при необходимости - Получатель (сотрудник студии) и Заметка.

3. Сделайте его постоянным, если нужно

   Отметка Повторять каждый месяц превращает расход в постоянный: укажите День месяца, и он будет появляться в каждом новом месяце сам. Нажмите Сохранить.

Все постоянные расходы собраны в меню с тремя точками → Повторяющиеся расходы: там видны сумма и день списания, любой можно открыть, изменить или удалить.

Аренда

В карточке Аренда перечислены все локации. Нажмите на значок настройки напротив локации и выберите Способ расчёта: Фиксированная (поле Сумма в месяц) или Почасовая (поле Ставка за час и Источник часов). Укажите Способ оплаты и отметку Аренда активна. Сумма аренды попадает в расходы автоматически. Часы для почасовой аренды считаются на странице локации, ссылка на них есть прямо в строке аренды; подробнее - в статье про локации.

Если вы платите арендодателю вперёд, нажмите значок кошелька (Выдать аванс), укажите сумму, способ оплаты, дату и комментарий. В строке станет видно, сколько выдано и сколько осталось К выплате. Если аванс больше суммы аренды, строка подсветится, а лишнее перейдёт на следующие месяцы.

Зарплата

Зарплата считается сама из проведённых (завершённых) занятий за месяц и сразу учитывается в расходах. В таблице по каждому тренеру видно число занятий по типам абонементов, Часы, Модель оплаты, Премия / штраф, Начислено, Перенос с прошлого месяца, Выплачено и Остаток.

• Ставки команды - для каждого тренера выберите Модель оплаты: За занятие (своя ставка для каждого типа абонемента, пустое поле - тип не оплачивается), % от выручки, Оклад, Почасовая или Почасовая по типам (занятие на 45 минут оплачивается как 0,75 часа).
• Премия / штраф - премия увеличивает начисление, штраф уменьшает. Укажите тренера, сумму, дату и комментарий. Править и удалять их можно прямо в колонке таблицы.
• Выплатить - отметьте сотрудников и проверьте суммы: по умолчанию подставлен остаток к выплате. Выберите Тип (Аванс или Зарплата), дату, способ и при желании Уведомить в Telegram: сотрудники, подключённые к боту студии, получат сообщение.

Всё невыплаченное переходит в следующий месяц, а сверху таблицы появляется напоминание, сколько ещё не выплачено команде.

Налог

Откройте карточку Налог и нажмите Настроить налог. Включите Учитывать налог и выберите базу: С дохода (со всего оборота за месяц) или С прибыли (доход минус расходы). Укажите Ставка, % и сохраните. Дальше налог считается каждый месяц сам и попадает в расходы, а в карточке видно сумму и ставку.

Табель

Вкладка Табель - отчёт о работе тренеров и дневной кассе за месяц, удобный для сверки и расчёта с командой.

По строкам идут дни месяца, по столбцам - тренеры: у каждого число занятий и часы по типам абонементов. Правее общие столбцы Всего трен., Всего часов и Касса (Наличные, Безнал, Всего). Строка Итого суммирует месяц, а строка По ставке показывает начисление каждому тренеру без авансов и премий. Под таблицей - блоки Расход, Сводка, Зарплата и Аренда. Табель выгружается своей кнопкой Экспорт в Excel.

В меню с тремя точками → Настройки табеля можно задать Название таблицы, включить Показывать дни без тренировок и оплат и выбрать Сотрудники в табеле.

Дальше: как вносить платежи и добавить тренеров в команду.