Абонементы: тарифы, типы и правила

Абонемент - это тариф, который вы продаёте клиентам: сколько занятий он даёт, сколько действует и сколько стоит. Деньги и занятия связаны через баланс клиента: оплата сначала зачисляется на баланс, с баланса оплачивается абонемент, а посещения списываются с абонемента автоматически. Здесь разберём, как настроить абонементы, типы и правило списания пропусков. Как внести оплату, описано в статье про платежи.

Как устроен раздел

Откройте Абонементы в меню слева.

В разделе три вкладки: Абонементы - ваш каталог тарифов, Типы 2 - виды занятий и Правила 3 - списание пропусков и цена пробного занятия. Новый тариф создаётся кнопкой Добавить абонемент 1.

Абонементы в каталоге сгруппированы по типам, а фильтр Тип абонемента оставляет только нужную группу. Справа можно переключить вид: карточки или таблица. Карточка 4 показывает название, формат (например, «8 посещений» или «30 дней»), цену и сколько таких абонементов уже выдано. В меню с тремя точками на карточке есть Назначить клиенту, Редактировать и Удалить. Если абонемент уже выдавали, вместо удаления будет Архивировать: он скроется из выдачи, а у клиентов останется.

Типы абонементов

Тип - это вид занятий: групповые, мини-группа, персональные, сплит или любой ваш вариант. Начните с типов: на них опираются и абонементы, и группы.

Один и тот же тип ставится в двух местах: на группу (поле Тип абонемента в настройках группы) и на абонемент. Дальше Abonio сам сопоставляет одно с другим: посещение списывается только с абонемента того же типа, что и группа занятия. Групповой абонемент не потратится на персональное занятие, а абонемент без типа подходит только для групп без типа. Тип нужен и для денег: по типам считается доход в финансах и задаются ставки тренеров.

Чтобы добавить тип, откройте вкладку Типы, нажмите Добавить тип, введите Название и нажмите Добавить. Переименовать или удалить тип можно через меню с тремя точками. Тип, который уже стоит на группах или абонементах, удалить нельзя: сначала отвяжите его.

Направление абонемента

Тип отвечает за формат занятия, а направление за услугу: малый бассейн, массаж, криосауна. Направления общие с группами и заводятся в разделе Группы на вкладке Направления.

Направление необязательно. Укажите его в абонементе, если у одного типа несколько услуг, например индивидуальные гидромассаж и криосауна:

• абонемент с направлением списывается только в группах этого направления, поэтому абонемент на гидромассаж не потратится на криосауну;
• абонемент без направления, как и раньше, подходит для любых групп своего типа;
• в финансах доход делится по направлениям.

Под полем Направление видно, в каких группах абонемент спишется. Направление копируется в абонемент клиента при продаже: если потом изменить его в каталоге, уже проданные абонементы сохранят прежнее. Направление отдельного абонемента клиента можно поменять в карточке клиента: вкладка Абонементы, меню с тремя точками, Редактировать.

Как создать абонемент

1. Откройте форму

   На вкладке Абонементы нажмите Добавить абонемент.

2. Задайте название и тип

   Название клиент увидит при покупке и в своей карточке. В поле Тип абонемента выберите тип или «Без типа».

3. Выберите формат

   Формат определяет, чем ограничен абонемент (варианты ниже). Не путайте: формат - про количество и срок, тип - про вид занятий.

4. Укажите цену и сохраните

   Введите стоимость в поле Цена и нажмите Создать абонемент.

Форматы абонементов:

• По количеству - фиксированное число занятий в поле Кол-во посещений. Каждое посещение уменьшает остаток на одно; когда занятия закончились, абонемент завершается.
• По периоду - срок в поле Дней и, если нужно, лимит Посещений за период. Срок начинает идти с первого посещения, а не с даты выдачи. Абонемент завершается, когда закончился срок или посещения. Такой абонемент можно разрешить замораживать: блок Заморозка в форме, подробнее в разделе «Заморозка абонемента» ниже.
• Безлимит - без ограничения числа занятий. Срок в самом тарифе не задаётся: при необходимости дату окончания можно указать у выданного абонемента в карточке клиента.
• Разовый - одно посещение без покупки полноценного абонемента.

Позже тариф можно изменить через Редактировать: там же есть отметка Активен.

Как абонемент попадает к клиенту

Цена абонемента всегда списывается с баланса клиента, поэтому сначала деньги, потом абонемент. Назначить абонемент можно тремя способами:

• В разделе Платежи: внесите оплату и сразу выберите абонемент. Это самый частый сценарий, подробно он описан в статье про платежи.
• Из каталога: в меню карточки абонемента выберите Назначить клиенту и клиента. Окно покажет его баланс; если денег не хватает, Abonio подскажет, сколько нужно доплатить, и не даст назначить абонемент.
• Из карточки клиента: вкладка Абонементы, кнопка Добавить абонемент. Здесь при нехватке денег абонемент можно выдать в долг: баланс клиента уйдёт в минус, и долг будет виден, пока его не оплатят.

После назначения абонемент появляется в карточке клиента на вкладке Абонементы: видно, сколько занятий осталось и до какой даты он действует.

Как посещения списывают абонемент

Когда вы отмечаете в журнале, что клиент пришёл, Abonio сам выбирает подходящий абонемент: активный, не истёкший, не замороженный, с оставшимися занятиями и того же типа, что и группа (а если у абонемента есть направление, то и того же направления). Если подходящих несколько, первым тратится абонемент на направление этой группы, затем тот, у которого раньше заканчивается срок, а при равных условиях - выданный раньше. Если отметку посещения отменить, занятие вернётся на абонемент.

Если подходящего абонемента нет, посещение всё равно отмечается: оно станет пробным (если у клиента есть пробные занятия; пробное бывает платным, см. ниже) или уйдёт в долг. Когда клиент потом покупает абонемент нужного типа, долговые посещения сразу закрываются с нового абонемента, насколько хватает его занятий.

Пропуски и поздняя отмена

По умолчанию пропуск (Не пришёл) абонемент не списывает. Если студии важно, чтобы клиенты предупреждали заранее, включите правило на вкладке Правила.

Включите Списывать пропуски без предупреждения и укажите, За сколько часов до начала нужно предупредить (от 0 до 72 часов, есть быстрые варианты 0, 2, 6, 12 и 24 ч). Нажмите Сохранить. Таблица Как это работает сразу покажет итог:

• Пришёл - занятие списывается, как обычно.
• Не пришёл и не предупредил - списывается.
• Предупредил позже чем за 6 ч (если выбран срок 6 часов) - списывается.
• Предупредил вовремя - не списывается.

Срок можно поставить 0 часов: тогда достаточно предупредить в любой момент до начала занятия. Если подходящего абонемента нет, пропуск уходит в долг; пробное на это не тратится.

Каждое занятие учитывается по тому, было ли правило включено, когда занятие проходило. Выключение, повторное включение или смена срока не меняют уже прошедшие занятия.

Клиент предупреждает кнопкой «Не приду» в напоминании Telegram. Если он позвонил или написал, нажмите Предупредил у клиента на странице занятия и укажите, когда это было. У каждого клиента видно, за сколько часов он предупредил и списано ли занятие.

Платное пробное занятие

По умолчанию пробное занятие бесплатное. Если в студии пробное стоит денег, задайте цену на вкладке Правила в блоке Пробное занятие 1: это процент от цены одного занятия (например, 50%). Быстрые варианты: Бесплатно, 25%, 50% и 100%. Нажмите Сохранить.

Цену одного занятия Abonio берёт из каталога абонементов, для каждого занятия отдельно:

• подходит разовый абонемент или абонемент на 1 посещение (например, «Индивидуальное занятие» на одно посещение);
• того же типа, что у группы занятия, и по тем же правилам, по которым визит списывает абонемент;
• если подходят несколько, берётся самый дорогой.

Поменяли цену такого абонемента, и пробное пересчитается само, ничего править не нужно. Таблица Сколько стоит пробное 2 показывает итог по каждому типу занятий. Например, при 50% разовое занятие за 1000 даёт пробное за 500, а персональная тренировка за 3200 даёт пробное за 1600.

Как это работает:

• Когда в журнале отмечено, что клиент с пробным пришёл, цена пробного списывается с его баланса. Если денег на балансе нет, появляется долг: клиент попадает в должники, а долг гасится обычным платежом на клиента.
• Если отметку отменить, поставить Не пришёл, отменить или удалить занятие, сумма вернётся на баланс вместе с пробным. Уже оплаченные деньги останутся на балансе.
• На странице занятия у платного пробного есть кнопка Не брать плату: сумма вернётся на баланс, а занятие останется пробным.
• Цена действует для занятий, которые проходят после сохранения. Пробные на прошедших занятиях не пересчитываются. 0% возвращает бесплатные пробные.

Почему пробное осталось бесплатным

Пробное засчитывается бесплатно, если:

• занятие началось раньше, чем включили цену. Дата и время видны под полем цены: «Цена действует для занятий, которые начинаются с ...». Если цену выключали (Бесплатно или 0%) и включили снова, отсчёт начинается заново с момента сохранения: об этом предупреждает жёлтая плашка, когда выбираете Бесплатно;
• у типа группы нет абонемента на одно занятие с ценой. В таблице Сколько стоит пробное у такого типа написано «Нет абонемента на одно занятие с ценой». Проверьте тип абонемента в настройках группы или добавьте в каталог разовый абонемент (или абонемент на 1 посещение) этого типа;
• на странице занятия нажата Не брать плату;
• клиент отмечен как Не пришёл: плата берётся только с пришедших.

Оплаты пробных видны в Финансах отдельной строкой Пробные занятия.

Заморозка абонемента

Заморозка ставит абонемент на паузу: пока он заморожен, занятия с него не списываются, а дата окончания сдвигается на дни заморозки. Заморозить можно только абонемент по периоду, в том числе с лимитом посещений: у остальных форматов нет даты окончания, сдвигать нечего. Абонемент по периоду, срок которого ещё не пошёл (он начинается с первого посещения), тоже не замораживается: время у него пока не идёт.

Условия в тарифе

Условия задаются в самом абонементе каталога: Редактировать, блок Заморозка.

• Дней заморозки на абонемент - сколько дней можно заморозить всего.
• Не больше дней в месяц - для тарифов длиннее месяца. Лимит действует в каждом календарном месяце, заморозка на стыке месяцев считается по частям. Неиспользованные дни месяца на следующий не переносятся.
• Минимум дней за раз - если не нужны заморозки на день-два.
• Можно разбить на несколько заморозок - клиент замораживается несколько раз, но в сумме не больше лимита. Число заморозок можно ограничить полем Не больше раз. Без этой отметки заморозка одна.
• По справке сверх лимита - болезнь или травма со справкой не расходует дни заморозки и не ограничена лимитом на месяц. Можно задать максимум дней по справке.

Условия фиксируются в абонементе в момент продажи: если потом изменить их в тарифе, уже проданные абонементы это не затронет. Исключение для конкретного клиента делается в его карточке: Редактировать абонемент, поле Дней заморозки у этого абонемента.

Как заморозить

1. Откройте абонемент клиента

   В карточке клиента на вкладке Абонементы откройте меню абонемента с тремя точками и выберите Заморозить.

2. Укажите причину и даты

   Причина: отпуск, болезнь или другое. Даты С и По включительно, или число дней. При необходимости добавьте комментарий.

3. Для болезни отметьте справку

   Отметьте Есть справка и прикрепите файл: PDF или фото до 10 МБ. Справку можно прикрепить и позже, в списке заморозок.

4. Проверьте итог и сохраните

   Окно сразу показывает, когда абонемент включится сам, новую дату окончания, сколько дней заморозки останется и сколько занято в каждом месяце. Нажмите Заморозить.

Если лимит не позволяет, Abonio подскажет максимальную дату окончания или ближайшую дату, с которой заморозить можно, и подставит её по кнопке.

Правила дат:

• обычная заморозка начинается сегодня или позже, задним числом можно только по справке (например, с даты больничного);
• заморозка начинается не раньше дня после последнего посещения и не позже окончания абонемента;
• заморозки не пересекаются, запланировать заморозку на будущее можно.

Что происходит дальше

• В день начала статус меняется на Заморожен до …, а на следующий день после окончания абонемент снова активен сам.
• Разморозить в меню абонемента снимает заморозку сегодня: неиспользованные дни возвращаются в остаток, окончание сдвигается обратно.
• Если замороженного клиента отметили Пришёл, заморозка заканчивается накануне посещения, а визит списывается с абонемента. Если отметку снять, заморозка восстановится.
• Пропуск во время заморозки не списывается, даже если включено правило поздней отмены.
• Напоминания о занятиях на дни заморозки не приходят, а Telegram-бот показывает абонемент как «заморожен до …».
• Все заморозки абонемента с причинами, справками и тем, кто их оформил, видны в меню абонемента, пункт Заморозки. Там же их можно изменить, отменить запланированную или прикрепить справку.

Дальше: как внести оплату в платежах и отмечать посещения в журнале.