Касса: смены и передача наличных

Раздел Касса - это учёт наличных по сменам. Начиная работу, сотрудник принимает кассу с пересчётом, а уходя, пересчитывает деньги и сдаёт её. Между приёмом и сдачей Abonio считает, сколько должно быть в ящике: начало смены плюс наличные оплаты и внесения, минус изъятия и возвраты. Поэтому наличные в любой момент либо числятся за конкретным сотрудником, либо лежат сданными с известной суммой, а любое расхождение видно сразу.

Касса нужна, когда наличные переходят из рук в руки: администраторы работают посменно, а владелец хочет знать, у кого деньги и кто отвечает за недостачу. Это внутренний учёт, а не онлайн-касса: чеки не пробиваются. Касса доступна на тарифе Business.

Как включить кассу

По умолчанию касса выключена. Её включают в Настройки → Студия на панели Касса, для этого нужно право Студия: редактирование. Мастер включения спросит, какие роли работают с кассой, и создаст по кассе на каждую активную локацию (в студии без локаций одну общую). Пункт меню Касса и чип в шапке сразу появятся у отмеченных ролей. Подробно о мастере и настройках кассы рассказано в статье про настройки студии.

Как проходит смена

1. Примите кассу

   Начиная работу, нажмите в шапке янтарный чип Примите кассу, пересчитайте наличные и подтвердите сумму. Без принятой кассы кассир не проводит оплаты.

2. Проводите оплаты

   Оплаты проводятся как обычно, наличные сами ложатся в вашу кассу, а сумма в чипе растёт.

3. Оформляйте внесения и изъятия

   Размен, деньги владельцу, покупки на нужды студии записываются в кассе с комментарием.

4. Сдайте кассу

   Уходя, нажмите в чипе Сдать кассу, пересчитайте наличные и введите сумму. Кому вы передаёте кассу, не спрашивается: её примет тот, кто следующим начнёт работу на этой локации, хоть через час, хоть через два дня.

Если всё сходится, кассу принимают одним нажатием, а при сдаче достаточно ввести насчитанную сумму. Если не сходится, Abonio покажет недостачу или излишек и попросит комментарий, а управляющие получат уведомление. Работать расхождение не мешает.

За кассу отвечает держатель: сотрудник, у которого она сейчас, от приёма до сдачи. Сданная касса ни за кем не числится, её сумма зафиксирована пересчётом. У каждой передачи две подписи: пересчёт при сдаче и пересчёт при приёме. Разница при сдаче относится к смене, которую сдают, а разница при приёме к передаче, и её разбирают управляющие.

Чип в шапке

Чип виден на любой странице тем, у кого есть право «Касса: редактирование», и показывает состояние кассы вашей локации. На телефоне он сжимается до значка и суммы. Вверху окна чипа видно, под чьим аккаунтом выполнен вход («Вы: …»). Чтобы выйти из аккаунта, используйте кнопку выхода внизу бокового меню.

• Анна Смирнова · касса 7500 1 (ваше имя и сумма) с зелёной точкой - касса у вас. Имя в чипе показывает, под чьим аккаунтом работает компьютер. В окне чипа видно, когда касса принята, сумма с расшифровкой и последние записи. Кнопки: Внести 2, Изъять 3 и Сдать кассу 4, а если на локации есть оплаты мимо кассы, ещё Принять в кассу со счётчиком. Ссылка Открыть кассу ведёт на страницу кассы.
• Касса сдана · 7200 - вы сдали кассу сегодня. Пока её никто не принял, можно Отменить сдачу.
• Примите кассу, янтарный со знаком «!» - касса сдана и ждёт приёма или ещё ни разу не принималась. Нажатие сразу открывает приём. У роли «Администратор» на этом месте нейтральный чип Касса ждёт приёма.
• Касса: Анна - касса сегодня принята коллегой. Держатель ещё работает? Выберите Работаю вместе или Забрать кассу.
• Касса: Анна · 7500 с зелёной точкой - вы работаете вместе с держателем: в окне чипа Добавить оплату и Забрать кассу.
• Не сдана со вчера: Анна, янтарный со знаком «!» - касса у коллеги с прошлого дня и не сдана: нажмите Забрать кассу.

Если у вас несколько локаций, а в фильтре локации не выбрана одна, чип показывает Касса: выберите локацию.

Пока касса не принята, окно оплаты вместо формы предлагает кассиру нужное действие. Те же подсказки показывает Главная, а управляющим в блоке «Требует внимания» видны пункты «Непроверенные расхождения в кассе» и «Касса не сдана со вчера».

Принять кассу

Окно приёма открывается из чипа, с Главной, со страницы кассы и из окна оплаты. В нём видно, когда и кем сдана касса и сколько в ней должно быть, например «Сдача кассы: Анна Смирнова, 02.11 в 20:00» и «Должно быть в кассе: 7200». Расчёт смены показывает, как получилась сумма, а Открыть смену - все записи сдаваемой смены.

Пересчитайте наличные. Сходится - нажмите Всё верно: 7200. Не сходится - нажмите Сумма другая, введите сумму по пересчёту и напишите комментарий: Abonio сразу покажет недостачу или излишек. Принять кассу может любой кассир этой локации, а приём с пересчётом сохраняется в истории смен.

• Самый первый приём кассы, как и первый после повторного включения, спрашивает «Сколько наличных в кассе сейчас?», без суммы «должно быть».
• Если кассу сдали с этого же аккаунта, окно предупредит об этом: другой сотрудник должен принимать кассу под своим аккаунтом. Тот же сотрудник принимает кассу как обычно, с пересчётом.
• Со слепым пересчётом (это настройка кассы) суммы «должно быть» в окне нет: введите сумму по пересчёту. Если она не сошлась, Abonio попросит пересчитать ещё раз, потом запишет расхождение. Так же устроены сдача и «Забрать кассу».

Сдать кассу

Уходя, нажмите в чипе Сдать кассу. В окне расчёт смены: начало, оплаты, внесения, изъятия и итог Должно быть. Если в вашу смену записывали другие сотрудники, под расчётом есть строка «Записали другие: …»: проверьте эти записи до того, как подтвердить пересчёт.

Пересчитайте наличные и введите сумму в поле В кассе сейчас: рядом сразу видно, сходится ли она, а при расхождении появится обязательный комментарий. Затем нажмите Сдать кассу. Если компьютер общий, после сдачи выйдите из аккаунта кнопкой внизу бокового меню, чтобы следующий сотрудник вошёл под своим.

Сданная касса закрыта: до приёма в неё не кладутся оплаты и из неё ничего не изымается. Если после сдачи приходит клиент, нажмите в чипе Отменить сдачу (в тот же день, пока кассу никто не принял), проведите оплату и сдайте кассу снова. Если вы пересчитали кассу, но забыли её сдать, сдайте её с телефона, указав сумму.

Касса у коллеги

Молча проводить оплаты в чужую кассу нельзя: если держателя уже нет на месте, все эти оплаты легли бы на держателя. Если касса сегодня принята коллегой, выберите один раз:

• Работаю вместе - без пересчёта. Ваши оплаты ложатся в кассу держателя с пометкой «автор: …», отвечает за кассу держатель, и держателю приходит уведомление. Отметка действует, пока касса не сдана, и только в день приёма. Вносить и изымать может только держатель, а оплаты вы добавляете кнопкой Добавить оплату.
• Забрать кассу - пересчитайте наличные, и касса перейдёт к вам.

Если держатель ещё на месте, а отвечать за кассу хотите вы, лучше пусть держатель сдаст кассу, а вы её примете: тогда в истории будут оба пересчёта.

Забрать кассу выручает и тогда, когда кассу не сдали: забыли нажать, ушли раньше, заболели. Это может любой кассир локации и владелец, согласие держателя не нужно. Пересчитайте и нажмите Забрать кассу: 7500 или Сумма другая. Смена держателя закроется с пометкой «не сдана, касса забрана: …», а у вас откроется новая. Разница с суммой по системе не записывается ни на держателя, ни на вас: её разбирают управляющие, а им и держателю приходит уведомление. Касса, не сданная со вчера, для остальных кассиров закрыта, пока её не заберут.

Внести и изъять

Все движения денег оформляются в одном окне. Внести в чипе или на странице кассы открывает окно «Новый платёж» на вкладке Оплата, рядом вкладки Внесение и Изъятие. Изъять открывает сразу «Изъятие». Введённое на одной вкладке не теряется при переходе на другую.

• Оплата - та же форма, что в разделе «Платежи». Наличные сразу ложатся в вашу кассу.
• Внесение - Сумма и обязательный комментарий, от кого деньги и зачем: «размен», «вода, 3 бутылки». Мелкие продажи за наличные записывайте внесением, иначе в ящике всегда будет излишек. В доход Финансов они не попадают.
• Изъятие - Сумма, Куда и обязательный комментарий, кому и зачем. Варианты: Владельцу, На расходы, Сотруднику (аванс, выплата) и Другое. Больше, чем по системе есть в кассе, изъять нельзя.

Внести и изъять может только держатель: если размен приносит управляющий или выручку забирает владелец, движение оформляет держатель и пишет в комментарии, от кого деньги или кому. О каждом изъятии управляющим приходит уведомление. Изъятие само не создаёт расход или выплату: их заносят в Финансы как обычно, а блок «Наличные в кассах» в Финансах подскажет, если что-то забыли.

Ошибочное внесение или изъятие отменяется кнопкой Отменить в ленте: она добавляет новую запись «Отмена записи», и в ленте остаются обе. Пока смена идёт, отменить запись может её автор или управляющие, после сдачи только управляющие.

Принять в кассу. Владелец или тренер могут принять наличные мимо кассы, и тогда деньги числятся у автора оплаты. Когда их отдают кассиру, держатель (или тот, кто работает вместе с держателем) нажимает Принять в кассу в чипе или на странице кассы и отмечает оплаты, которые переданы в руки. Деньги ложатся в кассу, а в сверке переходят из «мимо кассы» в «в кассе».

Оплаты и возвраты при включённой кассе

Правило одно для всех окон оплаты: в разделе «Платежи», в карточке клиента, при доплате за занятие и в самой кассе. При способе «Наличные» в окне есть строка Касса.

• Если вы кассир (роль с правом «Касса: редактирование», кроме роли «Администратор»), новые оплаты любым способом, в том числе картой, проводятся только при принятой кассе вашей локации: вы приняли её сами или работаете вместе с держателем. Иначе вместо формы окно предложит принять кассу, выбрать Работаю вместе или Забрать кассу. Наличные всегда идут в эту кассу: в строке видно «Касса: «Центр» (ваша смена)» или «Касса: «Центр», держатель: …».
• Владелец и управляющие не блокируются: они бывают не у кассы. В строке Касса они явно выбирают В кассу «Центр» (если касса сегодня не принята, вариант недоступен: «Касса не принята сегодня») или Мимо кассы («Деньги у вас, в кассу их примет кассир»). Выбора по умолчанию нет, чтобы оплата, принятая не у кассы, не дала держателю ложную недостачу. Только если держатель кассы вы сами, заранее выбрано «В кассу».
• Остальные сотрудники, например тренеры, тоже не блокируются, но их наличные идут мимо кассы: «Мимо кассы. Передайте наличные администратору: в кассу их примет кассир.»

Оплаты картой и переводом сумму в кассе не меняют. Оплата, проведённая позже (например, забытая вчера), ложится в кассу, принятую сейчас. Оплата в кассе получает локацию этой кассы: другая локация - другая касса, и её тоже нужно принять.

Вернуть деньги наличными можно из принятой кассы той локации, где их отдают, и не больше, чем по системе в ней есть. Из кассы возвращает держатель или тот, кто работает вместе с держателем, а владелец и управляющие, если касса не у них, возвращают мимо кассы. Остальные сотрудники наличными не возвращают, только на карту или переводом. Правка и удаление оплаты кассу тихо не меняют: для наличной оплаты в кассе пишется исправление, а оплату из сданной смены правит только тот, у кого есть право «Контроль и исправления». Подробно об этом рассказано в статье про платежи.

Страница «Касса»

Пункт меню Касса стоит после «Платежей». Сверху сводка 1: Должно быть в кассе, У сотрудников (наличные, принятые мимо кассы и ещё не принятые в неё, по нажатию видно, у кого и сколько), Принято за сегодня, Расхождения (непроверенные), Держатель и Последний пересчёт. Ниже вкладки Касса и Смены, а тем, кто может менять настройки студии, видна ссылка Настройки кассы.

На вкладке Касса карточка каждой кассы 2 в пределах фильтра локации: состояние («принята», «сдана, ждёт приёма» 4, «не сдана со вчера» или «не принята»), держатель с временем приёма и сумма, которая должна быть сейчас. Стрелка у суммы раскрывает расчёт столбиком. Кнопки зависят от роли: у держателя Внести, Изъять и Сдать кассу, у тех, кто работает вместе с держателем, и у управляющих Добавить оплату, у других кассиров Принять кассу, Работаю вместе или Забрать кассу, смотря по состоянию кассы. Ниже лента Записи смены 3 (у сданной кассы Записи последней смены): время, что произошло, автор, сумма и остаток после записи.

История смен

Вкладка Смены показывает историю за период. Панель та же, что в журнале посещений: Сегодня, стрелки с названием периода (нажатие открывает календарь) и День, Неделя или Месяц. По умолчанию открыт текущий месяц, длинный список подгружается кнопкой Показать ещё. В период попадают смены, которые в нём шли, поэтому смена с 23:00 до 01:00 видна в обоих днях. Фильтры: касса (Все кассы), сотрудник (Сотрудник: все) и только с расхождениями 1.

В строке смены даты, держатель, приём и сдача с пересчётами («приём 5000 → сдача 7200»), при расхождении ещё сумма «должно быть» и само расхождение цветом 2, а также пометки: «не сдана, касса забрана: …», «работали вместе: …», «закрыта при выключении кассы», «проверено». Без права «История всех смен» видны только ваши смены и соседние с ними: смена, из которой вы приняли кассу, следующая после вашей и смены, где вы работали вместе с держателем.

Сверка с Финансами 3. С правом «Контроль и исправления» над списком смен виден свёрнутый блок «Сверка с Финансами» за месяц выбранного периода. В заголовке сразу видно, сколько наличных мимо кассы, а нажатие раскрывает сверку: наличные оплаты, как в Финансах, равны сумме «в кассе» и «мимо кассы» (по сотрудникам и импорту), и так же для возвратов: «из кассы» и «мимо кассы». В сверку входят только оплаты, проведённые, пока касса работала.

Карточка смены

Строка смены открывает её карточку: хронологию, которую нельзя переписать. В шапке 1 чья смена, когда она шла и итог, а стрелка раскрывает расчёт: начало смены, оплаты, изъятия по видам, «Должно быть по системе» и «Насчитано при сдаче». Ниже все события с остатком после каждого: приём, оплаты, внесения, изъятия, сдача, следующий приём и отметка «Проверено» 2.

Если оплату из сданной смены исправили или удалили либо отменили там движение (это могут только управляющие), такие записи стоят блоком «Записи после сдачи». Итоги смены не меняются, а строка «С учётом исправлений должно было быть: …» объясняет расхождение при пересчёте.

Забыли провести оплату. Деньги легли в ящик, а оплату провели позже, мимо кассы: при сдаче вышел излишек. Управляющий открывает карточку той смены и нажимает Дописать забытую оплату: в списке оплаты мимо кассы этой локации, отмеченные попадают в смену записью после сдачи. Излишек объясняется, а оплата в сверке переходит из «мимо кассы» в «в кассе».

Внизу Предыдущая смена и Следующая смена: так передачу кассы видно с обеих сторон. К списку смен возвращает к списку с тем же периодом. У карточки свой адрес, её можно переслать ссылкой. Смену, которую вам не положено видеть, Abonio не откроет: «Нет доступа к этой смене».

Расхождения и уведомления

Расхождение - это разница между пересчётом и суммой по системе: минус означает недостачу, плюс излишек. Расхождение при сдаче относится к смене, при приёме к передаче, а при «Забрать кассу» не записывается ни на кого. В любом случае нужен комментарий.

Непроверенные расхождения видны в «Требует внимания» на Главной и в сводке кассы. Чтобы разобрать расхождение, откройте смену (поможет фильтр только с расхождениями), посмотрите записи и комментарии, нажмите Отметить проверенным и заполните поле «Что выяснилось». В карточке появится отметка «Проверено» с именем и датой. Для этого нужно право «Контроль и исправления».

Уведомления приходят через Telegram-бот студии сотрудникам, чей Telegram к нему подключён (в разделе Команда: Подключить Telegram):

• управляющим (роль «Администратор» и право «Контроль и исправления») - о расхождении при сдаче или приёме (если оно не меньше порога из настроек кассы), о каждом изъятии и о кассе, забранной без сдачи;
• держателю - о том, что кассу забрали, что с ней начали работать вместе и что в смене держателя другой сотрудник отменяет запись или возвращает клиенту деньги из кассы.

Права

Права кассы настраиваются в Настройки → Доступы, в группе Касса. Группа видна в матрице, только пока касса включена.

• Просмотр - пункт меню, кассы своих локаций, свои и соседние смены.
• Редактирование - работа кассира: принять, сдать и забрать кассу, работать вместе, внести, изъять, принять в кассу. Вместе с правом приходит обязанность: новые оплаты только при принятой кассе.
• История всех смен - все смены касс своих локаций за любой период.
• Контроль и исправления - разбор расхождений, исправления в сданных сменах, сверка с Финансами и уведомления. Вносить и изымать в чужой кассе это право не позволяет.

Роль «Администратор» получает всё автоматически, и правило «без принятой кассы оплаты не проводятся» на неё не действует: владелец бывает не у кассы. Поэтому сотрудникам ресепшн лучше дать отдельную роль, например Администратор ресепшн, которую создаёт мастер включения кассы.

Выключение и пауза

Кассу можно выключить в любой момент на той же панели в Настройки → Студия. Принятые и сданные кассы при этом закрываются без пересчёта с пометкой «закрыта при выключении кассы», история смен сохраняется. Если касса нужна не всё время, например неделю вы работаете без неё:

1. Сдайте кассу

   Перед выключением держатель сдаёт кассу, чтобы история закончилась пересчётом. Иначе смена закроется без пересчёта.

2. Выключите кассу

   Пока касса выключена, оплаты идут как раньше, а наличные не учитываются: в сверку и в «мимо кассы» эти оплаты не попадают.

3. Включите и примите кассу

   Первый приём после включения спросит «Сколько наличных в кассе сейчас?» и для сравнения покажет последний пересчёт перед выключением. Расхождение с ним не записывается: за время паузы деньги не учитывались.

Изымать деньги перед паузой не нужно. Это нужно, только если деньги действительно забирают (владелец увозит всю выручку) и это должно быть видно в блоке «Наличные в кассах»: тогда держатель изымает их «Владельцу», сдаёт кассу с нулём, и после этого кассу выключают.

Если тариф понизили или закончился пробный период, кассы закрываются так же, как при выключении. Пункт меню остаётся с замком, история цела, а после возврата на Business первая смена каждой кассы начнётся с пересчёта.

Локации, сотрудники и валюта

• Локацию, у кассы которой есть смены, удалить нельзя, только выключить. А выключить её нельзя, пока касса принята или в ней есть деньги: сначала держатель изымает деньги и сдаёт кассу с нулём.
• Если удалить из команды сотрудника, у которого сейчас касса, Abonio предупредит: лучше сначала сдать кассу. Если сдать её уже некому, нажмите Удалить всё равно, и кассу заберёт следующий кассир.
• Один сотрудник может держать несколько касс сразу, по одной в каждой локации, например если работает на двух локациях. Наличные ложатся в кассу той локации, где принята оплата, а каждая касса сдаётся отдельно.
• Сданную кассу снова принимают с пересчётом, даже если это тот же человек. В тот же день, пока кассу никто не принял, держатель может вместо этого отменить сдачу. Обе кнопки, Принять кассу и Отменить сдачу, есть на странице «Касса» у этой кассы и в окне чипа.
• Валюту студии нельзя сменить, пока какая-то касса принята или сдана и ждёт приёма: сначала выключите кассу.

Дальше: как проводить и возвращать платежи и где видны наличные в кассах в финансах.