Клиенты: база клиентов студии

Раздел Клиенты - это база вашей студии. Здесь хранятся контакты, группы, абонементы, баланс и история посещений каждого человека, а Abonio сам считает остаток занятий, долги и посещаемость.

Список клиентов

Вверху две вкладки: Клиенты - основная база, и Гости 4 - люди из Telegram-бота. В скобках показано количество, а если есть новые заявки на запись, на вкладке «Гости» горит счётчик.

Новый клиент добавляется кнопкой Добавить 1. Найти человека поможет строка Поиск по имени... 3, а Фильтр 2 оставит в списке только нужных. Переключатель справа меняет вид: карточки или таблица.

На карточке видно имя, статус, группы, абонемент, остаток занятий и последний визит. Для детей младше 18 лет рядом с именем указан возраст. Отрицательный остаток занятий подсвечен красным, денежный долг показан строкой «Долг» с суммой. Маленькие кнопки под именем открывают заметку о клиенте (если она есть, иконка подсвечена), переписку в Telegram и чат с клиентом через бота студии.

Фильтры

• Нет абонемента - нет действующего абонемента.
• Долг - занимались без абонемента или должны деньги.
• Оплатил, но нет абонемента - есть деньги на балансе, абонемент не назначен.
• Осталось 1-2 занятия и Заканчивается ≤ 7 дней - пора продлевать.
• Не были 30 дней - ходили раньше, но пропали (как это считается, см. ниже).
• На модерации, Пробное (есть неиспользованное пробное) и Архив.

Архивные клиенты видны только в фильтре «Архив». Ссылки из блока «Требует внимания» на Главной открывают список уже с нужным фильтром.

Рядом есть второй фильтр, Источник: он оставляет клиентов, пришедших из выбранного источника, или тех, у кого источник Не указан.

Клиенты, которые пропали

Фильтр Не были 30 дней показывает активных клиентов, которые хотя бы раз приходили, но последние 30 дней не были отмечены ни на одном занятии, в любой локации. Строка «клиента не были 30 дней» в блоке «Требует внимания» на Главной считает тех же клиентов.

Сюда не попадают:

• новички с неиспользованным пробным;
• клиенты «На паузе» и в архиве;
• клиенты на заморозке абонемента: заморозка - это перерыв, а не пропажа. Пока она идёт, клиента в списке нет, а 30 дней отсчитываются от её окончания.

Клиент уходит из списка сам, как только его отметят «Пришёл» на любом занятии. Запись на занятие или ответ «Приду» в боте для этого не считаются.

Когда фильтр включён, под ним появляется подсказка, что делать с такими клиентами:

• Свяжитесь лично. Напишите в Telegram или позвоните: узнайте, почему клиент перестал ходить, и предложите удобное занятие.
• Включите автонапоминание. Бот сам напишет клиенту через заданное число дней без посещений: Настройки → Уведомления, правило «Клиент давно не приходил». Доступно на тарифе Pro и выше.
• Взял перерыв? Заморозьте абонемент по сроку на странице клиента или выберите На паузу в меню карточки.
• Не вернётся? Выберите В архив в меню карточки: история сохранится. Вернуть клиента можно в фильтре «Архив» кнопкой Восстановить.

Как добавить клиента

1. Откройте форму

   Нажмите Добавить - откроется окно Новый клиент.

2. Заполните данные

   В блоке Локации отметьте одну или несколько локаций клиента и укажите Имя - это единственное обязательное поле. Фамилию и дату рождения можно добавить сразу или позже.

3. Добавьте контакты

   В блоке Контакты клиента выберите Способ связи (телефон, Telegram, Viber, WhatsApp или email) и впишите контакт. Для детей добавьте представителя кнопкой Добавить представителя и укажите, кем он приходится. Нужен хотя бы один контакт: свой или представителя.

4. Укажите, откуда пришёл клиент

   В поле Откуда пришёл выберите источник: Instagram, рекомендация знакомого, вывеска и так далее. В поле Уточнение можно написать подробность, например кто порекомендовал. Поля необязательные, но по ним Аналитика показывает, какая реклама работает. Список источников настраивается в разделе Маркетинг. Поле работает на тарифах Pro и Business, на Free оно неактивно.

5. Сохраните

   При желании добавьте заметку, отметьте Дать бесплатное пробное занятие и выберите Статус. Нажмите Сохранить. Если пробное в студии платное, галочка называется Дать пробное занятие и в скобках показывает цену или процент от цены разового.

Если такой контакт уже есть у клиента в архиве, Abonio предложит Восстановить его вместо дубля или всё же Создать нового. Всю базу сразу можно загрузить из Excel или CSV в разделе Данные и Отчёты.

Статусы и меню действий

У клиента четыре статуса: Активен, На паузе (временный перерыв), На модерации (обычно заявки из бота, их подтверждают кнопкой Одобрить) и В архиве. Меню с тремя точками на карточке позволяет, не открывая её, Редактировать данные, Внести оплату, Добавить абонемент, Добавить в группу, Отметить посещение, поставить На паузу или отправить В архив.

Архив - это мягкое удаление: история посещений и платежей сохраняется, а клиента можно Восстановить. Окончательно Удалить можно только архивного клиента и только с отдельным правом. Сменить статус сразу многим клиентам можно в разделе «Данные и Отчёты», в модуле клиентов.

Карточка клиента

На вкладке Профиль сверху четыре показателя 1: Баланс счёта (положительный зелёный, отрицательный красный), Занятий (остаток по абонементам), Следующее занятие и Посещаемость в виде «пришёл из всего». Ниже текущие группы, блок Абонемент 2 с остатком занятий и сроком, контакты, локация и Откуда пришёл. Кнопки Позвонить и Чат помогают быстро связаться с клиентом.

Остальные вкладки:

• Группы - где занимается клиент: Добавить в группу, Перевести в другую или Исключить. В заполненную группу записать можно, но только после подтверждения сверх лимита. Кнопка Расписание позволяет записать клиента не на все занятия группы, а только на выбранные дни и время.
• Абонементы - пробное занятие (Выдать пробное) и абонементы клиента. Абонемент назначается с баланса, подходящий по сумме отмечен как «оптимально».
• Посещения 4 - история занятий в виде списка или календаря.
• Баланс - платежи и выданные абонементы с остатком после каждой операции. Кнопка Добавить вносит новый платёж.
• Заметки - всё, что важно помнить о клиенте.

Справа блок Быстрые действия 3: Добавить абонемент, Добавить в группу, Отметить посещение и Внести оплату в один клик. Ниже кнопка Записать на занятие, блок Лист ожидания и блок Telegram, где клиента можно подключить к боту студии. Подробнее о деньгах на балансе - в статье про абонементы.

Долги

Долг бывает двух видов. Долг по занятиям появляется, когда клиент пришёл без подходящего абонемента и пробного: в профиле вместо остатка занятий показано Занятий в долг. Когда клиенту назначат абонемент подходящего типа, эти занятия спишутся с него, начиная с самых старых. Денежный долг - это отрицательный баланс, например после абонемента, выданного в долг кнопкой Выдать в долг, или после платного пробного занятия, когда денег на балансе не было: показатель называется Баланс (долг) и горит красным, пока долг не оплатят. Платёж, которым погасили долг за пробное, в истории баланса подписан Оплата пробного занятия.

Должников видно сразу в нескольких местах: в списке и фильтре «Долг», на Главной, в журнале и календаре (красный значок «!» с числом) и в группе.

Лист ожидания

Если клиент хочет на занятие, где нет мест, поставьте его в лист ожидания: место он не занимает, пока его не запишут.

• Записать на занятие в карточке показывает ближайшие занятия, в том числе в других локациях. Занятия без мест помечены «мест нет», и для них кнопка ставит клиента в лист ожидания.
• В блоке Лист ожидания кнопка В лист ожидания позволяет выбрать сразу несколько занятий (например, 10:00, 10:30 и 11:00) и, если нужно, Повторять каждую неделю на 1, 2 или 4 недели или до даты. В списке видно, где места уже есть (туда клиента можно сразу записать) и где он уже ждёт.

Когда клиента записывают на одно из занятий, выбранных вместе, он сам уходит из ожидания на остальные занятия этого дня. Вступив в группу, он уходит и из ожидания её занятий. Убрать клиента из очереди можно крестиком в карточке. Как предложить освободившееся место через Telegram, рассказано в статье про Журнал.

Гости из Telegram-бота

На вкладку Гости 1 попадают люди, которые писали боту или оставили заявку на запись. Видно, что делал гость (спрашивал адрес или цены, оставил заявку) и данные из заявки: участник, телефон, локация, уровень подготовки, комментарий. У заявки есть статус: Новая, В работе, Клиент создан или Архив, её можно Отметить обработанной или Архивировать.

Кнопка Создать на модерации 3 превращает гостя в клиента: карточка заполняется из заявки, бот сразу привязан, можно сразу дать пробное. Клиент создаётся со статусом «На модерации», одобрите его в меню действий.

Блок Запись через бота 2 включает приём заявок. Кнопка Настроить открывает надпись на кнопке в боте, условия первого визита и варианты уровня подготовки. Подробнее - в статье про Telegram-бота.

Дальше: группы и направления и абонементы.