Клиенты: база клиентов студии

Клиенты - это база клиентов вашей студии. Здесь хранятся контакты, группы, статусы и история посещений каждого человека. Чем аккуратнее ведётся база, тем проще считать деньги и видеть, кто давно не приходил.

Как добавить клиента

1. Откройте раздел Клиенты

   В меню слева выберите «Клиенты» - откроется список всех клиентов студии.

2. Добавьте клиента

   Нажмите «Добавить» и заполните имя и контакты. Остальные поля можно дозаполнить позже - ничто не мешает начать с минимума.

3. Распределите по группам

   В карточке клиента привяжите его к группе и локации, чтобы он попадал в расписание и журнал посещений.

Карточка клиента

В карточке собрано всё по человеку: контакты, активные абонементы, оплаты и посещения. Отсюда удобно выдать абонемент, зафиксировать платёж или посмотреть, сколько занятий осталось.

Если группа заполнена, добавить или перевести в неё клиента всё равно можно: окно покажет, сколько в группе людей, и попросит подтвердить запись сверх лимита. При переводе клиент остаётся в старой группе, пока вы не подтвердите.

Лист ожидания

Если клиент хочет на занятие, где нет мест (или ему нужно именно это время), поставьте его в лист ожидания. Место он не занимает, пока его не запишут.

• На странице занятия - кнопка «Добавить клиента». Когда группа заполнена, она сама становится «В лист ожидания»: выбранные клиенты встают в очередь. Если места есть, но выбрано больше, чем помещается, окно подскажет это ещё при выборе, а затем предложит: первых записать, остальных поставить в очередь. Сам список ожидания появляется под участниками, только когда в нём кто-то есть.
• В карточке клиента - «Записать на занятие»: занятия без мест помечены «мест нет», и для них кнопка ставит клиента в лист ожидания.
• В карточке клиента - «Лист ожидания»: выберите одно или несколько занятий (например, 10:00, 10:30 и 11:00) и, если нужно, «Повторять каждую неделю» на 1-4 недели или до даты. В списке видно, где есть свободные места (туда клиента можно сразу записать) и где он уже ждёт.

Убрать клиента из очереди можно кнопкой «Убрать» в листе ожидания на странице занятия (в том числе после начала занятия) или крестиком в карточке клиента. Если клиент вступил в группу, он сам уходит из ожидания её занятий. При правке расписания серии очередь переносится на новое занятие того же дня.

Когда клиент предупреждает, что не придёт, сразу открывается окно «Освободилось место» с очередью. Если клиент отказался сам через бота, над списком участников появится плашка «Анна не придёт - освободилось место» с кнопкой «Предложить место». Можно записать клиента после звонка или нажать «Предложить»: он получит сообщение в Telegram с кнопками «Записаться» и «Не могу». Пока клиент думает (15, 30 или 60 минут), другим место не предлагается. Нажал «Записаться» и место ещё свободно - он записан. Не ответил или отказался - остаётся в очереди, а его строка подсвечивается («Отказался» красным, «Не ответил» жёлтым, со временем предложения), чтобы сразу было видно, что место можно предложить следующему.

Записать сверх лимита можно только из листа ожидания: «Записать» или «Предложить» на заполненном занятии сначала спросят подтверждение. Если вы подтвердили предложение, клиент по кнопке «Записаться» будет записан, даже если мест нет. После начала занятия предлагать место уже нельзя.

Если клиента записали на одно из занятий, выбранных вместе, он сам уходит из ожидания на остальные занятия этого дня.

Следующее занятие и дублирование

На странице занятия есть кнопка «Следующее занятие», а в меню занятия пункт «Дублировать». Откроется окно, где всё уже заполнено как в этом занятии: тренер, локация, длительность, участники. Поменяйте, что нужно: дату, время, локацию, тренера.

• Только выбранные - новое занятие «по записи»: на нём будут только отмеченные клиенты, остальная группа не подтянется. Так удобно перенести «8 из 10» на новое время или назначить следующее индивидуальное занятие.
• Вся группа - обычное занятие группы в новое время.

Если тренер в это время уже ведёт занятие, мест не хватает или у группы уже есть занятие в это время, Abonio предупредит и предложит создать всё равно. Исходное занятие не меняется.

Сообщение «Вы записаны» в Telegram получают отмеченные клиенты, у которых подключён Telegram-бот. Окно заранее покажет, скольким оно уйдёт.

Статусы и история

Статус показывает, активен ли клиент. История посещений помогает заметить, кто начал пропускать занятия, - и вовремя вернуть человека.

Дальше: разберитесь с абонементами и платежами.